Medewerker directiesecretariaat

Functieomschrijving

Als medewerker directiesecretariaat sta je in voor de ondersteuning van de directieleden op diverse domeinen :

• voorbereiden en organiseren van agenda’s 
• beheer van vergaderzalen
• behandelen van mail en correspondentie van diverse mailboxen
• verwerken van dagelijkse post 
• ontvangen bezoekers en verzorgen telefonie 
•  opvolgen van dossiers, opmaken van presentaties
• voorbereiden van vergaderingen, maken van ontwerpverslagen en opvolgen van actiepunten
• opmaken en uitsturen van informatie of mededelingen vanuit de directie naar de organisatie
• deelnemen aan projecten of werkgroepen
• contactpersoon tussen directie en artsen en/of verantwoordelijken
• ondersteunen van communicatieopdrachten van de afdeling communicatie

Profiel

• diploma bachelor (medical) management assistant of gelijkwaardig door ervaring 
• minimaal 3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie
• goede kennis MS Office toepassingen
• goede mondelinge én schriftelijke communicatievaardigheden 
• kan plannen, organiseren en structureren van administratieve taken met het oog op het bereiken van de gestelde doelstellingen
• straalt rust uit en blijft effectief en evenwichtig functioneren onder druk of onverwachte omstandigheden
• gaat discreet om met vertrouwelijke-, persoonlijke- en bedrijfsinformatie
• heeft een zelfzekere, positieve en professionele houding
• heeft  een sterk probleemoplossend vermogen en kan analytisch denken
• is opmerkzaam, ziet opportuniteiten en reageert proactief

Aanbod

• een gevarieerde functie in een boeiende omgeving
• arbeidsovereenkomst (minimum 80%) van onbepaalde duur